Steven Broker
28.02.2002, 13:34
Aus der FTD vom 27.2.2002
Zwischen den Zeilen
Von Benjamin Prüfer
Word-Dokumente können ihrem Leser mehr verraten, als dem Verfasser lieb ist.
Seinen Knüller hat sich der Journalist aus dem Internet runtergeladen. Er besorgte sich Anfang Februar auf der Webseite des Verkehrsministeriums Nordrhein-Westfalen die Machbarkeitsstudie zum Transrapid-Projekt, abgespeichert als Datei des Schreibprogramms Word. Mit einem Mausklick aktivierte er die Funktion "Änderungen verfolgen". Zack - längst gelöschte Passagen des Textes wurden sichtbar. Word zeigte, dass das Schriftstück nur einen Tag vor seiner Veröffentlichung von den Gutachtern geändert wurde. Die Zahl der Stehplätze wurde erhöht, der Satz "große Trassenabschnitte verlaufen ... durch Landschaftsschutzgebiete" wurde gestrichen. Kurze Zeit später druckte die "Süddeutsche Zeitung" die Überschrift "Machbarkeitsstudie wurde schön gerechnet".
Word-Dateien werden gerne für die Unternehmenskommunikation nach außen verwendet, zum Beispiel als Pressemitteilungen, die per E-Mail verschickt werden. Das Beispiel zeigt, dass sie dafür ungeeignet sind. Ist der Verfasser unachtsam, können zwischen den Zeilen heikle Informationen verschickt werden.
Die Änderungen-verfolgen-Funktion von Word zum Beispiel wird über den Menüpunkt "Extras" eingeschaltet. Ist sie aktiviert, werden sämtliche Einfügungen, Streichungen und auch Kommentare aufgezeichnet und bei Bedarf angezeigt. Das ist praktisch, wenn mehrere Personen an einem Schriftstück arbeiten - zum Beispiel bei Pressemitteilungen, die oft von mehreren Abteilungen überarbeitet werden. Peinlich kann es werden, wenn die Pressestelle dann vergisst, die aufgezeichneten Änderungen aus dem Dokument zu löschen - das glatteste PR-Stück plaudert auf einmal Firmeninterna aus.
Verräterische Dateien
Über die Menüpunkte "Datei" und dann "Eigenschaften" lässt sich bei Word noch mehr über den Verfasser rausfinden. Wurde ein Text von einem Öffentlichkeitsarbeiter im Namen des Geschäftsführers verfasst - hier stehen der wahre Name des Autors und seiner Firma. Auch wann das Dokument erstellt, gespeichert und ausgedruckt wurde, wird hier dokumentiert. Der Mitarbeiter, der den Text als Letztes geändert hat, steht hier ebenfalls - so lässt sich zum Beispiel nachprüfen, ob ein Brief vor dem Absenden von einem Öffentlichkeitsarbeiter redigiert wurde. Zusätzlich wird automatisch ein Titel gespeichert, der nicht mit dem Dateinamen übereinstimmt. Er besteht aus der ersten Zeile der ersten Version des Textes. Das kann zu peinlichen Situationen führen, wenn der Anwender ein bereits geschriebenes Dokument öffnet, um den Text darin zu überschreiben. Alle diese Daten lassen sich löschen - aber wer denkt schon daran?
Spannend wird es, wenn man einen Blick ins Innere der Datei wirft. Beispielsweise indem man sie mit dem Programm "Editor" öffnet (Start-Button anklicken, dann "Programme" danach "Zubehör"). Zwischen allerlei Datensalat steht aufgelistet, wer den Text in welchen Dateien, Verzeichnissen und auf welcher Festplatte gespeichert hatte.
Alternativen
Es gibt noch einen weiteren Grund, warum die Office-Dateien nicht über das Internet verschickt werden sollten: Der Empfänger sieht nicht unbedingt das auf dem Bildschirm, was der Sender geschrieben hat - auch wenn die Datei beim Verschicken nicht verändert wurde. Das kann passieren wenn die Option "Schnellspeicherung" aktiviert ist. Wird ein Absatz verschoben, sichert die Schnellspeicherung nicht den gesamten Artikel, sondern setzt nur einen Merker an die neue Position des Textbausteins. Wenn der Betrachter das Dokument mit einem älteren Schreibprogramm öffnet, kann dieses Lesezeichen verloren gehen.
Es gibt zwei Alternativen zu Word-Dokumenten. Spielt nur der Inhalt, nicht aber das Aussehen des Dokuments eine Rolle, kann es als Nur-Text gespeichert werden. Der sieht allerdings immer ärmlich aus - nicht mal eine Fettung ist möglich. Die andere Alternative: PDF-Dateien, die mit dem kostenlosen Programm Acrobat Reader gelesen werden. Dieses Dateiformat wurde zur Archivierung von Dokumenten entwickelt. Um Word-Dateien in das PDF-Format zu verwandeln, muss allerdings das Programm Adobe gekauft werden. Zusätzlicher Vorteil: Die Verbreitung von Viren ist mit diesen Dateien fast ausgeschlossen.
© 2002 Financial Times Deutschland
Aufpassen Jungs! :lol
SB ;)
Zwischen den Zeilen
Von Benjamin Prüfer
Word-Dokumente können ihrem Leser mehr verraten, als dem Verfasser lieb ist.
Seinen Knüller hat sich der Journalist aus dem Internet runtergeladen. Er besorgte sich Anfang Februar auf der Webseite des Verkehrsministeriums Nordrhein-Westfalen die Machbarkeitsstudie zum Transrapid-Projekt, abgespeichert als Datei des Schreibprogramms Word. Mit einem Mausklick aktivierte er die Funktion "Änderungen verfolgen". Zack - längst gelöschte Passagen des Textes wurden sichtbar. Word zeigte, dass das Schriftstück nur einen Tag vor seiner Veröffentlichung von den Gutachtern geändert wurde. Die Zahl der Stehplätze wurde erhöht, der Satz "große Trassenabschnitte verlaufen ... durch Landschaftsschutzgebiete" wurde gestrichen. Kurze Zeit später druckte die "Süddeutsche Zeitung" die Überschrift "Machbarkeitsstudie wurde schön gerechnet".
Word-Dateien werden gerne für die Unternehmenskommunikation nach außen verwendet, zum Beispiel als Pressemitteilungen, die per E-Mail verschickt werden. Das Beispiel zeigt, dass sie dafür ungeeignet sind. Ist der Verfasser unachtsam, können zwischen den Zeilen heikle Informationen verschickt werden.
Die Änderungen-verfolgen-Funktion von Word zum Beispiel wird über den Menüpunkt "Extras" eingeschaltet. Ist sie aktiviert, werden sämtliche Einfügungen, Streichungen und auch Kommentare aufgezeichnet und bei Bedarf angezeigt. Das ist praktisch, wenn mehrere Personen an einem Schriftstück arbeiten - zum Beispiel bei Pressemitteilungen, die oft von mehreren Abteilungen überarbeitet werden. Peinlich kann es werden, wenn die Pressestelle dann vergisst, die aufgezeichneten Änderungen aus dem Dokument zu löschen - das glatteste PR-Stück plaudert auf einmal Firmeninterna aus.
Verräterische Dateien
Über die Menüpunkte "Datei" und dann "Eigenschaften" lässt sich bei Word noch mehr über den Verfasser rausfinden. Wurde ein Text von einem Öffentlichkeitsarbeiter im Namen des Geschäftsführers verfasst - hier stehen der wahre Name des Autors und seiner Firma. Auch wann das Dokument erstellt, gespeichert und ausgedruckt wurde, wird hier dokumentiert. Der Mitarbeiter, der den Text als Letztes geändert hat, steht hier ebenfalls - so lässt sich zum Beispiel nachprüfen, ob ein Brief vor dem Absenden von einem Öffentlichkeitsarbeiter redigiert wurde. Zusätzlich wird automatisch ein Titel gespeichert, der nicht mit dem Dateinamen übereinstimmt. Er besteht aus der ersten Zeile der ersten Version des Textes. Das kann zu peinlichen Situationen führen, wenn der Anwender ein bereits geschriebenes Dokument öffnet, um den Text darin zu überschreiben. Alle diese Daten lassen sich löschen - aber wer denkt schon daran?
Spannend wird es, wenn man einen Blick ins Innere der Datei wirft. Beispielsweise indem man sie mit dem Programm "Editor" öffnet (Start-Button anklicken, dann "Programme" danach "Zubehör"). Zwischen allerlei Datensalat steht aufgelistet, wer den Text in welchen Dateien, Verzeichnissen und auf welcher Festplatte gespeichert hatte.
Alternativen
Es gibt noch einen weiteren Grund, warum die Office-Dateien nicht über das Internet verschickt werden sollten: Der Empfänger sieht nicht unbedingt das auf dem Bildschirm, was der Sender geschrieben hat - auch wenn die Datei beim Verschicken nicht verändert wurde. Das kann passieren wenn die Option "Schnellspeicherung" aktiviert ist. Wird ein Absatz verschoben, sichert die Schnellspeicherung nicht den gesamten Artikel, sondern setzt nur einen Merker an die neue Position des Textbausteins. Wenn der Betrachter das Dokument mit einem älteren Schreibprogramm öffnet, kann dieses Lesezeichen verloren gehen.
Es gibt zwei Alternativen zu Word-Dokumenten. Spielt nur der Inhalt, nicht aber das Aussehen des Dokuments eine Rolle, kann es als Nur-Text gespeichert werden. Der sieht allerdings immer ärmlich aus - nicht mal eine Fettung ist möglich. Die andere Alternative: PDF-Dateien, die mit dem kostenlosen Programm Acrobat Reader gelesen werden. Dieses Dateiformat wurde zur Archivierung von Dokumenten entwickelt. Um Word-Dateien in das PDF-Format zu verwandeln, muss allerdings das Programm Adobe gekauft werden. Zusätzlicher Vorteil: Die Verbreitung von Viren ist mit diesen Dateien fast ausgeschlossen.
© 2002 Financial Times Deutschland
Aufpassen Jungs! :lol
SB ;)